حالا تیم شما گسترده شده است – طراح¬های شما در لیسبون، تیم محتوا در نیویورک، و مدیر پروژه¬تان در آرژانتین است. طراحی یک سیستم با هدف سازمان¬دهی و برنامه¬ریزی پروژه¬های بزرگ وب چگونه انجام می¬شود؟ وادار کردن طراح¬ها و مسئولین کپی¬رایت به کار کردن مسالمت آمیز در کنار هم تنها از طریق ارتباط میسر می-شود. اما حتی ارتباط¬های ساده نیز در صورت نبود فرایند ارتباطی مناسب پا نمی¬گیرند. 


1.    ایجاد پایه¬ریزی مدیریت پروژه

 

قبل از شروع همکاری باید از وجود خود سیستم مطمئن شوید. "من می¬خواهم کار را جلو ببرم، اما دقیقا نمی-دانم چه چیزی تایید شده است." چقدر این جمله را برای گروه خود گفته¬اید؟ بعضی تیم¬ها انرژی فوق¬العاده¬ای دارند، آنها دوست دارند سریع به مشکل بپردازند و راه¬حلی پیدا کنند؛ اما این مورد ممکن است خود باعث ایجاد مشکلات بعدی شود.

خیلی از مشکلات سر راه طراحی را نمی¬توان مشکل طراحی نامید، آنها بیشتر مشکلات مدیریتی هستند. 


چه اتفاقی می¬افتد اگر بهترین طراح¬های دنیا را در اختیار داشته باشید اما نتوانید مشکل مشتری را به دستی برایشان توضیح دهید؟ اگر طرح¬هایی آنها فرستادند مدام شوند چه اتفاقی می¬افتد؟ همچنین چه اتفاقی می¬افتد اگر طراح¬ها و نویسنده¬ها هرکدام برداشت¬های متفاوتی از پروژه داشته باشند؟ پس باید راهی ایجاد کرد که برای همه کارایی داشه باشد و در نتیجه مدیران پروژه  بتوانند مشکلات پروژه را به درستی فهمیده و توضیح دهند تا طراح¬ها و نویسنده¬ها برای حل آن مشکلات اقدام کنند. 
سارا، یکی از مدیران پروژه در Entermotion می¬گوید: راه ایجاد ارتباط دوستانه¬ بین طراح و نویسنده در فرایند ارتباط نهفته است. نکته¬ی مهم این است که همه¬ی افراد به یک زبان صحبت کنند، به این ترتیب همگی  (طراح، نویسنده و مدیر پروژه) متوجه صحبت¬های انجام شده می¬شوند و درک درست و مشترکی از نیازهای پروژه خواهند داشت. من فکر می¬کنم به وجود آمدن مشکلات طی فرایند از عدم درک صحیح جزییات پروژه ناشی می¬شود. گاهی این جزییات کوچک و ظاهرا بی¬اهمیت، بخش مهمی از پروژه را تشکیل می¬دهند. امتناع از گفتن جمله¬هایی مثل "به نظر من آنها می¬خواهند خروجی به این شکل باشد..." – که جا رابرای اعمال نظرهای شخصی باز می¬گذارد -  و اینکه در ابتدای پروژه تمامی اعضا دقیقا متوجه موضوع و جزییات پروژه شوند، نقش تعیین¬کننده¬ای در کل فرایند دارد. 
این مهم¬ترین قدم در پایه¬ریزی برای ساختن یک وبسایت است. شما به یک مدیر پروژه¬ی دقیقنیاز دارید که موفقیت پروژه را از طریق انجاموظایف زیر تضمین کند:
•    اطلاع دقیق از توانایی¬های افراد خلاق در گروه،
•    معیارهای اندازه¬گیری موفقیت پروژه،
•    اطمینان از رویاپردازی افراد خلاق در گروه حتی در صورت بودجه¬ی پایین،
•    و داشتن یک برنامه¬ی دقیق برای گونگی انجام کار توسط طراح¬ها و افراد خلاق در گروه.
هر مدیر پروژه¬ای ابزارهای خاص خود را دارد، اما ابزارهای قابل اعتمادی نیز هستند که مطمئن هستیم به شما کمک خواهند کرد:
-    برای کمک به تحقق اهدافتان، یک ساختار طراحی بسازید.
-    اهداف گروه¬تان را با Asana و Basecamp هماهنگ کنید و علامت¬گذاری تاریخ¬های مهم، پیگیری پروژه¬ها، آپلود کردن محتوای صوتی-تصویری، و تعیین اهداف از روی تقویم را از این طریق انجام دهید.
-    پیشرفت گروهتان را با Trello یا Notion به صورت گرافیکی تبدیل کنید. 
-    با استفاده از Slack یا RocketChat در جریان کارهای گروه¬تان قرار بگیرید.
با قرار دادن ابزارهای صحیح در اختیار مدیران پروژه، آنها باید راهی برای به وجود آوردن تغییرات پیدا کنند. 


2.    دانستن ابعاد پروژه قبل از شروع به کار 

مدیران پروژه باید برای در نظر گرفتن المان¬های اصلی پروژه  – و آن جزییات به ظاهر کوچک – که شامل موارد زیر است به گروه کمک کنند.
-    اهداف پروژه 
-    خروجی¬های قابل تحویل
-    کارایی¬های پروژه
-    ویژگی¬های مطلوب
-    فرجه¬های مطلوب
-    بودجه¬ی مورد توافق
پس از آگاهی از ابعاد پروژه، مدیر پروژه باید به مواردی که جزء وظایفشان نیست (موارد زیر) نیز آگاهی کامل داشته باشد.
-    آیا خود مشتری، هاست وبسایت خود هست یا خیر؟
-    آیا یک شرکت ثالث وظیفه¬ی طراحی لوگوی وبسایت را بر عهده دارد؟
-    آیا مشتری رابطه¬ی عمیقی با بازار دارد که از آنها کمک بگیرد یا خیر؟
برای انجام صحیح تمامی وظایف محوله، مدیر پروژه باید فهرستی از اطلاعات زیر آماده کرده باشد:
-    تصمیم گیرنده¬ی اصلی در شرکت چه کسی است؟
-    آیا مشتری به درستی از ابعاد پروژه اطلاع دارد؟
-    آیا مدیر پروژه به درستی از ابعاد پروژه اطلاع دارد؟
برای اطمینان یافتن از اینکه تمامی اعضاء در جریان پروژه قرار گرفته¬ باشند، مدیران پروژه باید نموداری از همه¬ی مراحل انجام پروژه تهیه کرده تا از این طریق مشتری نیز بتواند صحت اطلاعات را تصدیق کند. پس از تصدیق صحت اطلاعات، مدیر پروژه باید این اطلاعات را در دسترس همه قرار دهد.

 

3.    از محتوا شروع کنید

همکاری برای طراحی بهتر عبارت است از کسب اطمینان از هم¬مسیر و هم¬نظر بودن تیم¬های طراحی و محتوا در حین انجام کار. آژانس¬ها و تیم¬های کوچک از زاویه¬های دید متفاوتی به این مسئله می¬پردازند، اما در نهایت به هدف مشترکی می¬رسند: هم¬مسیر کردن طراح¬ها و نویسنده¬ها برای خلق اثری زیبا و پرهیز از گرفتار شدن به مسائل کم¬اهمیت. در ادامه به راه¬های رهبری محتوا در گفتگوی ابتدایی پروژه می¬پردازیم:
-    ارائه¬ی پروژه و نیازمندی¬ها برای تحویل خروجی¬های قابل تحویل،
-    زمان دادن به افراد برای ارائه¬ی ایده¬های تازه،
-    مشخص کردن اهداف،
-    تحقیق کرده قبل از ارائه دادن،
-    ایجاد دید مشترک،
-    مشخص کردن مسئولیت¬ها برای گام¬های بعدی.
پس از گفتگوی ابتدایی، تمامی تیم باید آماده¬ی انجام پروژه و حرکت به سمت هدف مشترکی که شما ایجاد کرده¬اید، باشد. بعضی شرکت¬ها راه¬های مختص به خود را در برگزاری اولین جلسه دارند؛ به عنوان مثال، شرکت آمازون کنفرانس مطبوعاتی¬ای برگزار می¬کند و یکی از اعضای تیم محصولی که هنوز ناتمام است را در آن کنفرانس ارائه می¬کند. همانند تمامی کنفرانس¬های مطبوعاتی، این کنفرانس نیز شامل اطلاعاتی در مورد مشکل، راه حل ارائه شده برای آن، و نحوه¬ی شروع می¬باشد. سپس، با از سرگرفته شدن کار طراحی و نوشتن، تیم اطمینان حاصل می¬کند که محصول در حال ساخت، همانی است که در کنفرانس مطبوعاتی ارائه شد. 
اما همه¬ی تیم¬ها نمی¬توانند مثل آمازون کار کنند، پس در صورت کار با یک تیم از راه دور چه مسائلی پیش می-آید؟ جف گوتلف  ایده¬هایی برای قوی نگه داشتن فرایند ارتباطی تیم¬تان دارد. به عقیده¬ی او زمان¬بندی عاملی است که می¬تواندروحیه¬ی تیم را حفظ کند. اگر هنگام سخنرانی ابتدایی پروژه تمانی اعضای تیم با هم باشند، تیم¬ها بهتر می¬توانند روش¬های یادگیری و کاری یکدیگر را درک کرده و به آنها پاسخ دهند. سخنرانی شروع پروژه باید به گونه¬ای باشد که تمامی اعضای گروه ایده¬های زیر را درک کنند:
-    فهم پروژه و اهداف آن،
-    تعریف و درک صحیح از نیازهای حضار،
-    در نظر گرفتن مسائل و اهداف زیبایی¬شناسی،
-    تعریف معماری اطلاعات،
-    توسعه¬ی ایده¬های محتوایی.
در یک تیم که اعضای آن در موقعیت¬های مختلف جغرافیایی مشغول به کار هستند بسیار مهم است که اعضای کلیدی هر پروژه برای انجام پروژه با هم کار کنند و هر چه بیشتر با یکدیگر در ارتباط باشند. 

4.    قالب و محتوای وبسایت

بهتر است با تغییر المان¬های طراحی به فکر راهی برای طراحی قالب و ایجاد محتوی باشید، البته اگر هنوز به فکر نیافتاده¬اید. پس از سخنرانی ابتدایی، مهم است که از ابزارهای انعطاف¬پذیر برای هماهنگ شدن با تغییرات محتوا استفاده کنید. 
WIREFRAME.CC
قیمت¬های Wireframe.cc از 16 دلار به ازای هر ماه شروع می¬شود. این یک ابزار تر و تمیز است که المان¬های مورد نیازتان را دقیقا در زمان نیاز در اختیار تان می¬گذارد. نوار ابزار براساس محتوا و یک پالت رنگی محدود به شما امکان طراحی ساده با دست باز را می¬دهد. 
FLUIIDUI
FLUIDIDUI یک ابزار ساختن نمونه (پروتوتایپ) برای ساده¬کردن فرایند برقراری ارتباط در مورد معماری اطلاعات با مشتری¬ها و بلافاصله دریافت واکنش¬ها و پاسخ¬های آنها می¬باشد. این ابزار کمی فراتر از طراحی چهارچوب ساده است، چرا که می¬توانید با برقراری یک تماس ویدئویی با بقیه ¬ی اعضای تیم در مورد پروژه صحبت کنید. 
MOCKFLOW
MOCKFLOW یک رابط کاربری به منظور کمک به تیم¬های با اعضای دور از یکدیگر برای طراحی کردن قالب است. استفاده از این ابزار برای پروژه¬ی اول رایگان بوده و تا دلار در ماه برای شرکت¬ها افزایش می¬یابد. تیم¬ها می-توانند در مورد رابط کاربری ایده¬پردازی کنند، طراحی¬های خود را منتقل کنند و با کتابخانه¬ای از الگوهای از پیش طراحی شده کار کنند.

 

با استفاده از ابزارهای صحیح، قالب یا نمونه¬ی اولیه¬ی شما می¬تواند سیال بوده و تغییر المان¬های طراحی سازگار شود.

 

طراحی قالب می¬تواند یک بخش مبتنی بر همکاری در کل فرایند طراحی باشد. المان¬های طراحی ممکن است تغییر کنند، اما در صورت استفاده از ابزارهای صحیح، قالب یا نمونه¬ی اولیه¬ی شما نیز می¬تواند با آن همگام شود. 
در حالت کار با یک تیم با اعضای بعید، همکاری درست و دریافت واکنش¬های به موقع از یکدیگر و حفظ روحیه_ی اعضا اهمیت بالایی پیدا می¬کند. با ابزارهای طراحی قالب ذکر شده، اعضای تیم می¬توانند مستقیما با مشتری در ارتیاط بوده، راه¬حل¬های تازه پیشنهاد بدهند و با دیگر اعضا در ارتباط باشند. 
طراح¬ها و مسئولین کپی¬رایت می¬توانند از قالب¬ها برای دریافت فیدبک در مورد پروژه¬ها استفاده کنند. طی یک جلسه¬ی رفت و برگشت، اعضای تیم می¬توانند نظرات را در مورد موضوعات خاص بخواهند:
-    نظر شما در مورد متحرک¬سازی  نیمه¬ی اول چیست؟
-    اگر این متن را به اینفوگرافیک تبدیل کنیم چطور؟
-    چطور با طراحی را انجام بدهیم؟
-    برای شناور کردن متن در این قسمت ایده¬ای دارید؟
-    آیا مشتری مایل است یک ویدئو به عنوان سربرگ قرار بگیرد؟
ایجاد قابلیت گفتگو در مورد پروژه¬ی در حال انجام، امکان کار دسته¬جمعی –  و در عین حال حفظ فردیت – برای رسیدن به هدفی مشترک را برای طراح¬ها و نویسنده¬ها فراهم می¬کند. 

5.    کار با یک پلتفرم مدیریت محتوا که نیازهایتان را براورده کند

مسئولین کپی¬رایت نیازمند دسترسی به نسخه¬های قدیمی¬تر کپی، وطراح¬ها نیازمند راهی تر و تمیز برای آگاهی از تایید یا عدم تایید محتواها هستند.  در صورت کار با پلت¬فرم¬های هوشمند مدیریت محتوا، تیم شما قادر خواهد بود تمامی کارها را در یکجا انجام دهد. 
-    Google Docs یا Zoho Docs به تیم¬ها امکان می¬دهد تا دستآوردهای خود را به اشتراک بگذارند تا شرکت¬های دور-بُعد نیز بتوانند در جریان پیشرفت کار قرار بگیرند.
-    رویکاغذ آوردن اهداف، مسئولیت¬ها و نیازمندی¬های پروژه در Dropbox Paper یا Evernote. 
-    ایجاد سلسله مراتب در Jumpchart یا Airstory که مشتری¬ها در جریان انتخاب محتوا، مکان قرارگیری آن و اطلاعات لازم برای توسعه قرار بگیرند. 
اگر در حال همکاری با 1 طراح و 1 مسئول کپی¬رایت هستید یا تیم¬تان از 16 طراح و کلی مسئول کپ¬رایت تشکیل شده است، شما نیاز دارید تمامی موارد زیر را انجام دهید:
-    کنترل کردن نسخه¬ها برای اینکه تمامی اعضای گروه بتوانند روی آخرین نسخه¬ی به روز شده کار کنند،
-    زیر نظر گرفتن تغییرات به منظور فهمیدن اینکه چه کسی، چه وقتی، چه چیزی را تغییر داد،
-    در نظر گرفتن نظرات مشتری (در صورت وجود)،
-    ایجاد محیطی سازنده که به طراح¬ها و مسئولین کپی¬رایت اجازه همکاری موثر را بدهد، همچنین کار با ابزارهای انعطاف¬پذیر که خود را با تغییرات محتوا یا اطلاعات سازگار و هماهنگ کند. 

6.    همکاری با مشتری¬ها و رؤسای¬تان برای جلب رضایت کامل

قبل از تحویل خروجی¬های پروژه به مدیرها و رؤسا، برای نحوه¬ی ارائه¬ی آن تصمیم بگیرید. 
-    چهارچوبی ایجاد کنید تا رؤسا و مشتری¬ها متوجه شوند که محصول ارائه شده چگونه اهداف اصلی¬شان را برآورده خواهد کرد.
-    موضوعاتی که می¬خواهید در جلسه ارائه دهید را به ترتیب بنویسید.
-    مرحله¬ای که کارتان در آن قرار دارد و چگونگی کار محصول نهایی را شرح دهید.
-    به برنامه¬ی کاری خود پایبند باشید.
-    به محض اینکه از نحوه¬ی ارائه مطمئن شدید، طراح¬ها و مسئولین کپی¬رایت باید برای اطمینان از اینکه همه¬چیز سر جای خود قرار دارد با هم همکاری کنند.
-    متاکپی  ایجاد شده است.
-    محتوا به درستی قرار گرفته است.
-    اطلاعات پیش¬زمینه آماده شده است.
-    تمامی محتوا ایجاد و نسخه¬خوانی شده است.
شما هیچ¬وقت تمایلی ندارید اطلاعاتی که ضعیف ارائه شده¬اند را به اشتراک بگذارید، اما تمایلی هم ندارید ماه¬ها برای "ایده¬آل" شدن همه¬چیز صبر کنید. حقیقت این است: با اینکه کمال¬گرایی ایده¬ی زیبایی است اما به ندرت باعث رونق گرفتن کسب¬وکارها می¬شود. گاهی¬اوقات بهترین کار این است که قبل از تحویل پروژه مطمئن شوید همه چیز در صحیح¬ترین حالت ممکن باشد. در صورت ارائه¬ی درست اطلاعات، جزییات درست را آماده کرده و آن را در یک بسته¬بندی زیبا – به همراه مطالعات موردی، شواهد و آمار – به اشتراک بگذارید؛ در این صورت، رئیس و مشتری شما راهی به جز تایید نتیجه نخواهد داشت. 
جمع¬بندی
همکاری به معنای پرسیدن به جا، تصمیم¬گیری با ذهن باز، و اطمینان از انجام فرآیندهای به موقع برای اجرای یک برنامه¬ی تر و تمیز است. در صورت داشتن یک برنامه¬ی کاری، طراح¬ها و مسئولین کپی¬رایت قادر خواهند بود تا پروژه¬های قدرمندی را انجام دهند و رضایت مدیران پروژه و مشتری¬ها کسب کنند.